Wszystko, co powinieneś wiedzieć o elektronicznym obiegu dokumentów

Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów firmy oszczędzają czas i pieniądze. Wydajność pracowników jest wyższa, informacje są bezpieczniejsze, menedżerowie mają większą kontrolę nad wydatkami, a pracownicy są bardziej produktywni. Jednakże, obieg dokumentów jest tylko jednym z elementów większej układanki znanej jako zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie (ECM).

E-maile, notatki, dokumenty w arkuszach kalkulacyjnych, dokumenty tekstowe i arkusze kalkulacyjne, a także e-maile i notatki, to potężne źródła informacji w firmie. Ich wartość jest znikoma, jeśli nie są one uporządkowane, sklasyfikowane i udostępnione pracownikom do wykorzystania jako zasób wiedzy. Są to dane nieustrukturyzowane, które nie pasują do tradycyjnego modelu relacyjnej bazy danych, gromadzącej informacje o klientach (CRM), poziomach zapasów (ERP), czy wyprodukowanych towarach (ERP). Firmy toną również w papierowej dokumentacji, takiej jak faktury, umowy i wnioski, które są przerzucane z biurka na biurko, czekając na zatwierdzenie przez kolejnego menedżera. Czy da się tym zarządzać?

Enterprise Content Management (ECM), to grupa zintegrowanych systemów zarządzania informacją w przedsiębiorstwie. ECM jest połączeniem wielu systemów dziedzinowych, w tym rozwiązań do zarządzania dokumentami (DMS), elektronicznego przepływu pracy (Workflow) oraz zarządzania procesami biznesowymi. Wiele funkcji jest wzajemnie powiązanych pomiędzy systemami, co utrudnia precyzyjne sklasyfikowanie produktów dostępnych na rynku. Aby poruszać się w cyfrowym świecie dokumentów, należy zapamiętać i nauczyć się tych haseł.

Pozwól, aby technologia przekształciła Twoją firmę – dowiedz się więcej na https://fakturymanager.pl/a/rpyr,pozwol-aby-technologia-przeksztalcila-twoja-firme

• Przepływ pracy dla dokumentów elektronicznych

Systemy obiegu dokumentów służą do zapewnienia przepływu dokumentów pomiędzy pracownikami zgodnie z określonymi procedurami pracy. Informacje i zadania są przekazywane od jednego uczestnika do drugiego. Obiegiem dokumentów jest proces zatwierdzania wniosków urlopowych, dekretacji faktur zakupowych, rozliczania delegacji. Obieg powstaje poprzez wprowadzenie dokumentu do systemu, dodanie opisów i komentarzy (dekretacja), a następnie zatwierdzenie go

Wiele czynności, które powodują bałagan i wymagają dodatkowego wysiłku przy obsłudze dokumentacji papierowej, można wyeliminować stosując elektroniczny obieg dokumentów. Jeśli w firmie jest dużo dokumentów i więcej pracowników zaangażowanych w operacje takie jak weryfikacja, opisywanie i przetwarzanie, ryzyko ich zagubienia i niedotrzymania terminów szybko wzrasta. Zapytaj swoich księgowych o konsekwencje za złożenie faktury po terminie podatkowym. Nierzadko zdarza się, że dokumenty nie są rejestrowane w książce nadawczej korespondencji (dla księgowych ważna jest data wpływu) lub przypadkowo trafiają w ręce osób nieuprawnionych.

System elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów rozwiązuje te problemy. Oszczędza czas i ułatwia pracę z dokumentami. Pracownicy nie muszą wypisywać faktur, przenosić dokumentów z jednego biurka na drugie, a następnie szukać ich w papierowym archiwum. Możliwość szybkiego przyjmowania dokumentów z komputera lub urządzenia mobilnego docenią szefowie działów.

• eDokumenty

Nowoczesne systemy obiegu dokumentów oferują więcej niż tylko prosty obieg zatwierdzania faktur. Ilustruje to moduł Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami (EZD). Oprogramowanie eDokumenty pozwala na organizowanie dokumentów w sprawy tak, aby w każdej chwili można było przywrócić ciągłość korespondencji. Oprogramowanie pozwala na rejestrację całej korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej. Możesz również zatwierdzać dokumenty na wielu różnych urządzeniach i na wiele sposobów. Bezpośrednio w kliencie pocztowym Funkcja składu chronologicznego pozwala z kolei na porządkowanie papierowych kopii dokumentów. Pracownik może uporządkować dokumentację papierową zgodnie z kolejnością wprowadzania kopii elektronicznych. Pracownik może uporządkować dokumentację papierową zgodnie z kolejnością, w jakiej została wprowadzona do archiwum. Ułatwi to ich odnalezienie podczas audytu finansowego lub kontroli podatkowej. Należy podkreślić, że system jest zgodny z instrukcją kancelaryjną i może być stosowany w instytucjach publicznych.

Platforma eDokumenty stanowi dla firm kompletną platformę do budowy cyfrowego miejsca pracy. Zawiera szereg gotowych do użycia aplikacji i modułów, które można wykorzystać do tworzenia obiegu dokumentów, workflow i pracy grupowej. Temat tego artykułu wydaje się być skupiony na dwóch głównych produktach: obiegu dokumentów (DMS) oraz automatyzacji procesów (BPM).

Moduł BPM oferuje graficzny edytor zgodny ze specyfikacją BPMN. Pozwala to na modelowanie procesów biznesowych przedsiębiorstwa. Edytor pozwala na odwzorowanie dowolnego przepływu pracy i przypisanie zadań do odpowiednich osób. Wykonanie pewnych czynności może być delegowane do systemu, np. wysłanie wiadomości czy utworzenie dokumentu. Pracownicy mają dostęp do zdefiniowanych procesów i przepływów pracy w module obiegu dokumentów. Jest on niezwykle prosty w obsłudze. Widok zadań agreguje wszystkie sprawy i jest widoczny zaraz po zalogowaniu się do systemu. Pracownik może na bieżąco śledzić postępy w sprawie, a na podglądzie zobaczyć kto wykonał swoje zadania, kto i z jakiego powodu niepotrzebnie opóźnił zatwierdzenie faktury. Szybkie zatwierdzanie i autoryzowanie dokumentów nie powinno być problemem, ponieważ obie czynności można wygodnie wykonać na smartfonie.

• Jak powinien wyglądać system ECM/DMS?

Odpowiedzmy sobie wreszcie na pytanie: Jak powinno wyglądać rozwiązanie ECM/DMS? Tego typu rozwiązanie może przynieść firmie wiele korzyści. Redukuje czas i koszty związane z przetwarzaniem dokumentów papierowych i elektronicznych w firmie. Dodatkowo eliminuje różnego rodzaju błędy wynikające z zagubienia korespondencji lub przekazania jej osobom nieupoważnionym. System ECM/DMS pozwoli firmie na czerpanie opisanych tu korzyści.

Wysokiej jakości system zarządzania dokumentami przyspiesza ich przetwarzanie i jest wygodniejszy niż wypisywanie faktur długopisem i papierem. Automatyzacja procesów biznesowych gwarantuje, że pracownicy będą mogli prawidłowo wykonywać swoje zadania. Do modelowania bardziej złożonych procesów, takich jak. Do modelowania bardziej skomplikowanych procesów, takich jak obsługa reklamacji, warto poszukać rozwiązania, które pozwoli nam tworzyć niestandardowe przepływy pracy, tak aby pracownicy mogli podejmować decyzje na podstawie swojego doświadczenia i oceny.

ECM to narzędzie, które pozwala na rejestrację i zarządzanie wszystkimi rodzajami dokumentów, niezależnie od ich pochodzenia. Jest to niezwykle istotne, ponieważ każda firma posiada wiele takich źródeł. Wszystkie rodzaje dokumentów papierowych, w tym faktury, umowy i wnioski, mogą być skanowane i zapisywane w postaci obrazu. Funkcje OCR przekształcają dokument na zwykły tekst, co ułatwia wyszukiwanie i indeksowanie w bazie danych. System ECM integruje się z innymi systemami, aby umożliwić gromadzenie dokumentów i informacji otrzymanych pocztą elektroniczną, faksem lub elektronicznie (w tym poprzez EDI). Zewnętrzne systemy dziedzinowe, takie jak ERP i CRM, mogą być wykorzystywane do importu danych firmowych. CRM i ERP.

System zarządzania dokumentami jest centralnym miejscem przechowywania i archiwizowania informacji i dokumentów firmowych. Pozwala on na szybkie wyszukiwanie i łatwy dostęp do dokumentów w elektronicznym archiwum, niezależnie od tego, kto je stworzył. Funkcje te są dostępne w Twoim systemie ECM/DMS.